La protection des données : pourquoi la formation des employés est primordiale

La protection des données

Le Règlement général sur la protection des données (RGPD) est un réglement entrée en en vigueur en mai 2018 dans l'Union européenne. Elle fixe des règles strictes sur la manière dont les données à caractère personnel doivent être collectées, traitées et stockées par les organisations opérant dans l'UE.

Qu'est-ce qu'une donnée personnelle ?

Une base de données peut être définie comme un ensemble d'informations relatives à des personnes physiques identifiables. La collecte de données peut se faire directement, en mentionnant le nom, le prénom et les informations de base qui identifient de manière unique une personne. Ces informations peuvent également être obtenues indirectement, en recoupant d'autres informations connues sur la personne. Par exemple, nous pouvons mentionner le numéro de téléphone, des données biométriques ou encore une voix ou une image.

En quoi consiste le traitement des données personnelles ?

La collecte de données est inutile si elle n'est pas utilisée de manière significative. C'est pourquoi il est important de s'assurer que les données que vous collectez vous sont réellement utiles dans votre travail, c'est pourquoi nous prendrions l'exemple d'une compagnie d'assurance. Leurs données sont collectées pour faciliter la gestion de leurs clients et les tenir informés de leurs assurances et de leurs indemnisations.

Le traitement des données consiste à gérer les données personnelles de manière réfléchie et organisée. Une base de données personnelle n'est pas seulement une liste d'informations sur les produits, c'est un dossier complet de la vie d'une personne. Il est important de garder à l'esprit qu'une base de données personnelle n'est pas qu'une simple liste ; c'est un outil qui peut vous aider à comprendre et à gérer votre vie de manière globale.

Les conditions de protection des données personnelles doivent s'appliquer à tous les supports sur lesquels elles sont enregistrées, qu'il s'agisse d'un enregistrement papier ou numérique.

Comment définir le RGPD ?

Le Règlement général sur la protection des données (RGPD) est un acronyme qui désigne un règlement en vigueur sur le territoire de l'Union européenne et régit le traitement des données personnelles. Ce règlement unifie les règles en Europe et offre aux professionnels un cadre juridique sur lequel les entreprises peuvent s'appuyer. Cela donne aux utilisateurs la possibilité de se développer numériquement en donnant confiance aux entreprises.

Le RGPD s'applique à toute organisation, quel que soit sa taille ou son emplacement, qui traite des données personnelles. Cela inclut les organisations privées ainsi que les institutions publiques. Le RGPD s'applique aux résidents européens, même si l'organisation n'est pas basée dans l'UE.
 

Conseils pour éviter les sanctions en cas de violation du RGPD

Le RGPD oblige les entreprises à protéger avec soin les données personnelles des citoyens de l'UE, et si elles ne le font pas, elles peuvent faire l'objet de sanctions de la part de l'autorité française de protection des données, la Commission nationale. 

Voici quelques conseils que les chefs d'entreprise peuvent utiliser pour réduire le risque de violation des directives du RGPD :
 

Soyez proactif dans votre approche de la protection des données

En vertu du RGPD, les entreprises ont l'obligation légale de protéger les données personnelles des citoyens de l'UE avant toute collecte de données. Cela signifie que vous devez mettre en place des systèmes et des processus pour protéger les données des citoyens de l'UE avant que des données ne soient collectées. Vous devez également vous assurer que ces systèmes et processus sont régulièrement mis à jour pour assurer la conformité avec le RGPD.

Nommer un délégué à la protection des données

Si vous traitez de grandes quantités de données personnelles ou des catégories particulières de données, vous êtes tenu de nommer un délégué à la protection des données (DPO). Le DPO est chargé de veiller à la conformité de votre entreprise avec le RGPD et sera l'interlocuteur de la CNIL en cas de questions.
 

Tenir des registres détaillés

Avec le RGPD en place, vous devrez conserver des enregistrements détaillés de toutes les données personnelles que vous collectez, traitez ou stockez. Ces enregistrements contiendront des informations telles que la finalité pour laquelle les données sont traitées, les catégories de données traitées et les mesures de sécurité en place pour protéger les données.
 

Coopérer avec les enquêtes de la CNIL

Si votre société est sélectionnée pour une enquête de la CNIL, il est important de coopérer pleinement. Il s'agit de fournir en temps utile les informations demandées et de permettre aux inspecteurs de la CNIL d'accéder à vos locaux si nécessaire. Un manque de coopération peut conduire à une aggravation des sanctions de la CNIL.

Formation protection des données personnelles pour votre entreprise 

Vous devriez engager une formation protection des données personnelles pour votre entreprise pour :

  • aider à la mise en conformité ;
  • réduire les risques liés à la cybersécurité ;
  • manifester votre professionnalisme ;
  • son coût moindre par rapport à une gestion interne.

Aider à la mise en conformité

L'une des principales raisons de suivre une formation protection des données personnelles est d'aider votre entreprise à rester conforme aux exigences du RGPD. La formation protection des données personnelles peut vous aider à bien comprendre toutes les réglementations applicables et peut vous fournir des conseils sur la meilleure façon de vous y conformer afin de maintenir votre entreprise en conformité avec toute nouvelle réglementation qui pourrait survenir.

Réduire les risques liés à la cybersécurité

À mesure que les entreprises collectent davantage d'informations sur les clients, elles deviennent vulnérables aux risques de sécurité tels que les violations de données ou les accès non autorisés. Une formation protection des données personnelles peut aider à réduire ces risques en fournissant des informations sur les solutions telles que le chiffrement des données, le masquage des données, le contrôle d'accès et d'autres outils qui aident à protéger les données de vos clients contre les acteurs malveillants. En utilisant ces outils, les entreprises peuvent s'assurer que les données de leurs clients restent sécurisées. Cliquez ici pour en savoir plus.

Manifester votre professionnalisme

Participer à une formation sur la protection des données personnelles démontre votre engagement à protéger les données des clients et montre que vous prenez au sérieux vos obligations en vertu du RGPD. Cela renforce la confiance des clients et les fait se sentir en sécurité en sachant que leurs informations personnelles sont en sécurité avec vous.

Coût moindre par rapport à une gestion interne

L'un des principaux avantages de la formation à la protection des données personnelles est qu'elle est rentable pour les entreprises. Ils n'ont pas besoin d'investir dans du personnel ou une infrastructure informatique supplémentaire, car ils peuvent internaliser ce travail à la place. De plus, avoir une équipe expérimentée à bord permet de gagner du temps, car ils connaissent déjà toutes les complexités pour répondre rapidement et efficacement aux exigences du RGPD.

Publié le : 02-02-2023

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