Comment gérer facilement le RGPD au sein de votre entreprise

Texte réglementaire établi dans l'Union Européenne, le RGPD offre une sécurité à chaque personne quant à la gestion et le traitement de ses données personnelles sur le web. Le RGPD appartient-il aux obligations à mettre en place pour une entreprise ? Comment assurer sa gestion le plus efficacement possible ? 

Qu'est-ce que le RGPD et est-ce obligatoire ?

Le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) est un texte législatif voté au sein de l'Union Européenne (en 2018) et applicable sous l'autorité de la CNIL (Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés), système de contrôle français en matière de protection des données personnelles. Cette législation est une réglementation qui vise à protéger les droits des clients, en assurant la confidentialité de leurs données personnelles, et dont le caractère obligatoire contraint toutes les entreprises concernées à instituer un RGPD en bonne et due forme, du consentement à la collecte en passant par les traitements de toutes les informations récoltées en ligne. 

En cas de non-respect du RGPD, la CNIL peut décider de sanctions envers l'entreprise concernée, pouvant atteindre jusqu'à 4% du CA annuel de l'entreprise. De plus, cette violation entraîne également d'autres conséquences comme une mise en demeure de l'entreprise ou l'obligation de verser des dommages et intérêts, sans compter les pertes financières imputables en lien avec une diminution du chiffre d'affaires et la potentielle perte de clients associée.

Nos 3 conseils clés pour la mise en place d'un RGPD au sein d'une entreprise 

Vous ne savez pas de quelle manière procéder dans la mise en place du RGPD pour votre entreprise ? Voici quelques astuces pour préparer au mieux cette obligation légale relative à la protection des données à caractère confidentiel.

Faites appel à des professionnels du RGPD

Externalisez la gestion de votre RGPD pour que votre entreprise soit légalement conforme. Pour cela, il est conseillé de faire appel à des experts dans la mise en place du Règlement Général sur la Protection des Données. D'une part, cela assure à votre entreprise de respecter le droit à la confidentialité pour les utilisateurs du web, d'autre part, la délégation de cette mise en place légale vous laisse l'opportunité de disposer de temps supplémentaire afin de développer les services inhérents à votre activité professionnelle comme l'amélioration de la relation clients, par exemple.

Formez et sensibilisez le personnel 

Pour garantir le respect du Règlement Général sur la Protection des Données, il est essentiel que le personnel de votre entreprise se sente concerné par ces exigences légales. En premier lieu, organisez un temps d'information qui détaille les grands principes du RGPD et son impact d'un point de vue juridique. Ensuite, vous pouvez vérifier leur compréhension par le biais de jeux de rôle par exemple, afin que le personnel se familiarise avec cette nouvelle notion et soit en mesure de l'appliquer dans sa pratique professionnelle.

Enfin, veillez à communiquer en interne et à mettre régulièrement à jour les politiques de confidentialité, tout en restant disponible pour toute question relative à la gestion des données des utilisateurs.

Évaluez régulièrement les procédures en place au sein de l'entreprise

En collaboration avec le délégué à la protection des données (DPO), c'est-à-dire la personne responsable de la gestion des informations confidentielles au sein de l'entreprise, assurez-vous de maintenir une pratique interne conforme aux textes légaux en matière de RGPD. Cela inclut de vérifier des paramètres tels que la procédure de consentement éclairé pour chaque client, les systèmes de sécurité en ligne (chiffrement des données double authentification, etc.) ou encore l'efficacité de l'entreprise dans la gestion d'incidents qui pourraient entraîner une violation des droits en matière de gestion des données de la clientèle.