Qu'est-ce qu'un SIRH et pourquoi en installer un dans son entreprise ?

A la création d'une entreprise, on s'équipe en premier lieu d'une suite bureautique, d'outils de gestion et suivi comptable, d'un site web… Dès que les effectifs atteignent un seuil critique (autour de 30 salariés), il devient alors nécessaire de s'équiper d'un SIRH.

Qu'est-ce qu'un SIRH ?

Un SIRH (Système d'Information de Ressources Humaines) est un outil dont la vocation est d'automatiser les processus de gestion des ressources humaines au sein d'une entreprise. De par sa nature, il permet d'obtenir dès leur origine et sous une forme numérique, les informations qui seront ultérieurement nécessaires à la paie et en comptabilité.

Il s'agit par exemple :

• de la date d'arrivée d'un nouveau collaborateur et de la collecte des données administratives le concernant via l'automatisation du processus d'onboarding (numéro de Sécurité Sociale, RIB, adresse postale...) ;

• de ses congés et absences et de ses heures supplémentaires via l'utilisation d'un module de gestion des temps ;

• de ses avances, primes, tickets restaurant via un module de collecte décentralisée des éléments variables de paie ;

• des modifications de sa situation personnelle ou de son adresse, via un “employee Self Service” (module de gestion administrative décentralisée permettant aux collaborateurs de modifier eux-mêmes certains champs de leur fiche personnelle).

Pourquoi installer un SIRH dans son entreprise ?

Pour gagner en performance

En premier lieu, le SIRH permet de moderniser les méthodes de l'entreprise. Fini le papier ou les multiples versions de fichiers Excel, les tâches administratives se gèrent désormais depuis une seule interface, via une simple connexion internet si on opte pour des outils SaaS (Cloud).

Ensuite, la mise en place de l'outil amène également l'entreprise à revoir et optimiser ses processus au moment de son paramétrage. Est-ce vraiment utile de faire valider le congé de Martine par 3 personnes différentes ?

Enfin, les salariés peuvent dédier du temps à des missions à haute valeur ajoutée. On ne les paie plus à additionner des jours de congés ou à éplucher des justificatifs de notes de frais. Le SIRH les libère des tâches chronophages qui polluent leurs journées.

Pour gagner en autonomie

Les salariés ont directement accès aux règles de congés ou à la politique de dépenses de l'entreprise dans le SIRH. Le comptable n'a ainsi plus à rappeler plusieurs fois par semaine aux collaborateurs le montant autorisé pour l'achat d'un billet de train Paris - Nantes.

De même, le paramétrage du SIRH permet d'appliquer automatiquement les règles de l'entreprise en plafonnant par exemple les dépenses autorisées? selon le poste occupé ou encore en levant des alertes en cas de dépassement. Les salariés gagnent en autonomie et n'ont qu'à se laisser guider par l'outil.

Pour gagner en visibilité

Le SIRH centralise les données liées aux salariés. L'entreprise peut ainsi gagner en visibilité sur son activité grâce aux tableaux de suivi et à la génération de rapports personnalisés.

Ces logiciels permettent également de mieux superviser des processus complexes comme les entretiens annuels. On crée un formulaire, on lance automatiquement sa campagne en sélectionnant les salariés concernés, on sait à l'instant T ce qui a été réalisé et ce qu'il reste à faire. Finies les campagnes interminables, on peut aisément rappeler les retardadaires à l'ordre.

Par quoi commencer avant de s'équiper ?

Lors du lancement d'un projet SIRH , les entreprises se retrouvent confrontées à un grand nombre d'acteur sur le marché. Toutefois, le choix d'un SIRH dépend bien souvent de l'organisation de l'entreprise. Aussi faut-il réaliser un travail préparatoire permettant de sélectionner un outil qui répondra à ses besoins. Voici 3 actions à mener avant de vous lancer :

• analyser la performance de ses pratiques actuelles

Vos salariés sont-ils satisfaits des méthodes actuelles ? Demandez-leur un avis et identifiez ainsi facilement vos chantiers.

• demander conseils à des entreprises de taille similaire et du même secteur d'activité

Ne vous lancez pas les yeux fermés, vos pairs seront surement de très bons conseils quant à votre projet d'équipement et pourront vous partager leurs bonnes pratiques.

• faire des tests utilisateurs en interne

Impliquez les utilisateurs finaux de l'outil dans les démonstrations commerciales des éditeurs. Ils vous donneront leurs préférences et leur ressenti, ce qui assurera la réussite du projet et l'appropriation de l'outil.